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Solo pochi mesi in questo 2020 e abbiamo sperimentato, nostro malgrado, una necessita’ di comunicazione a distanza che prima non avevamo. Il mondo del lavoro ha (ri)scoperto lo smart working e si e’ dovuto rapidamente adeguare a nuove esigenze. Una fra queste e’ quella di offrire un metodo di comunicazione adeguato che comprenda la possibilita’ di teleconferenze, webinar e videochiamate in generale.
Cosa sono i webinar
La tecnologia che ci permette questo tipo di interazione e’ in circolazione da qualche anno. Solo dal 2017-18, pero’, stava iniziando a prendere piede. Soprattutto attraverso la diffusione di webinar, spesso offerti gratuitamente come strumento di brand awareness.
La parola webinar e’ l’unione di due parole inglesi web e seminar, in italiano sono anche chiamate videoconferenze o videochiamate. Un webinar e’, in sostanza, e’ una riunione o presentazione online che si tiene in tempo reale. Internet fa da veicolo di comunicazione tra oratori e pubblico.
La caratteristica principale delle videoconferenze dal vivo e’ l’interattivita’ e la capacita’ di discutere, inviare e ricevere informazioni in tempo reale.
Usi dello strumento
Attraverso un software dedicato, si possono organizzare molti eventi interessanti, sia per privati che per aziende.
– Webinar: incontri in cui un oratore presenta un argomento a un pubblico virtuale. Solitamente la comunicazione e’ unidirezionale e il pubblico puo’ intervenire solo se il moderatore lo concede.
– Videochiamata: un’interazione paritaria tra due o piu’ persone. Questo scambio di informazioni avviene in modo bidirezionale, come in una normale conversazione.
– Videoconferenza o conference call: Simili alle videochiamate, ma in ambito lavorativo. Durante una videoconferenza spesso si condividono i risultati dei team coinvolti in un progetto. Oppure vengono presentati nuovi prodotti o anche esposti alcuni problemi. Insomma, quello che normalmente avviene in una riunione di lavoro.
Caratteristiche dei webinar
Quasi tutti i software in circolazione per l’interazione audio/video a distanza offrono funzionalita’ molto interessanti.
Condivisione dello schermo e presentazione: Uno dei partecipanti condivide lo schermo con gli altri. Mostrare una presentazione in PowerPoint in questo modo e’ molto semplice, per esempio.
Lavagna: Alcuni programmi offrono l’uso di una lavagna per il moderatore dell’incontro. Molto interessante per videoconferenze scolastiche, o per mostrare attivamente dati e schemi sul momento.
Condivisione webcam: La condivisione della webcam e’ sempre presente e ha il solo limite di richiedere piu’ banda della sola condivisione audio. La webcam e’ solitamente disattivata al pubblico durante i webinar o nelle chiamate con molti partecipanti.
Chat pubblica: I partecipanti hanno la possibilita’ di scrivere in una chat durante l’evento online. E’ utile per porre domande in forma scritta. Infatti, quando l’evento comprende molti spettatori, togliere loro la possibilita’ di parlare evita che il moderatore venga disturbato.
Note sulla conferenza: Durante un webinar e’ spesso utile poter prendere appunti. Negli strumenti professionali questa funzionalita’ consente di salvare i propri appunti una volta conclusa la videoconferenza.
Vantaggi principali
I webinar rendono possibile tenere conferenze e riunioni in qualsiasi momento e luogo. Chiunque puo’ partecipare a un webinar senza lasciare il lavoro o mentre e’ a casa, in viaggio d’affari o addirittura in vacanza.
Unica cosa da tenere a mente e’ che tutti devono avere lo stesso software e la medesima versione. Capita spesso, pero’, che i partecipanti non abbiano installato il software necessario, oppure che la loro versione non sia aggiornata.
Per risolvere il problema, alcuni servizi sono offerti con la sola interfaccia web, che non richiede installazioni. L’unica cosa necessaria rimane una connessione a internet.
Per il lavoro
Quando uno strumento per videochiamate viene implementato nella routine lavorativa, e’ essenziale che sia affidabile e professionale.
Il sistema Cloud Web Conference non richiede alcuna installazione, e’ accessibile da qualunque browser e da qualunque computer.
Alcune funzionalita’ di rilievo per il moderatore:
– Condivisione dello schermo
– Uso di una lavagna virtuale
– Disabilitare l’audio ai partecipanti per evitare distrazioni
Per i partecipanti a una videoconferenza:
– Possibilita’ di prendere appunti
– Uso di una chat
– Possibilita’ di enfatizzare diverse parti dell’interfaccia per dare maggiore risalto al video o alla presentazione, se necessario
L’uso di un software dedicato online, alleggerisce i computer dei dipendenti, non necessitando di alcuna installazione. Le videoconferenze con i team, o i webinar promozionali sono molto agevolati nella realizzazione e condivisione.
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